MAKALAH

APLIKASI KOMPUTER

Microsoft Office Outlook 2003


	$Description: Description: E:\foto\FRIEND IKIP BUDI UTOMO MALANG\images.jpg$

Disusun Oleh :

Khotimatul Husna

Nur jannatul lahus solikha

Arum novita sari

Muhammad nahar

Arif syarifuddin

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUMANIORA

IKIP BUDI UTOMO MALANG

PROGRAM STUDI EKONOMI DAN KEWIRAUSAHAAN

2015

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur patut kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan rahmat-Nya, sehingga penulis mampu menyelesaikan makalah yang sederhana ini pada waktunya dengan baik meski banyak kekurangannya. Dalam makalah yang berjudul Microsoft Office Outlook ini, penulis mencoba menyajikannya dengan gambarnya.

Makalah ini dibuat sebagai tugas mata kuliah aplikasi komputer. Penulis hanya berharap, mudah-mudahan, makalah yang singkat ini mampu memberikan manfaat serta pengetahuan kepada para pembaca yang budiman.

Penulis sampaikan pula ucapan terima kasih kepada Teman-teman mahasiswa(i) serta dosen pembimbing matakuliah alikasi komputer atas bantuan dan ilmunya yang telah dan akan diberikan.

Akhirnya, penyusun menyadari akan keterbatasan kami sebagai manusia. Makalah ini belumlah sepenuhnya sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah selanjutnya.

Penulis

DAFTAR ISI

2.1.Memulai Microsoft Office Outlook 2003

2.2. Cara mentransfer email Internet

2.3. Cara Menggunakan Email dengan Microsoft Office Outlook

2.4 Mengorganisir pesan e-mail

2.5 Bekerja dengan kalender

2.6 Mengelola Meeting

2.7.Bekerja dengan Task

2.8. Bekerja dengan Notes

BAB I

PEMBUKAAN

1.1 Latar Belakang

Dimasa dewasa ini yang terletak di zaman globalisasi atau juga sekarang kita berada di zaman teknologi yang kita jangan sampai tergialas oleh teknologi tetapi kita harus mampu ngikuti perkembangan teknologi sekarang ini dan masa akan datang. Seperti menulis surat, makalah, buku, dan skripsi dan lain-lain dulunya di tulis dengan menis ketik, yang sifatnya lambat dan sulit proses pengerjaannya dan hasilnya tidak terlalu baik. Tetapi sekang sudah ada namanya computer yang memiliki banyak keunggulan yaitu hasil bagus, mudah dan cepat selesainya. Kalau di computer tedapat softwere pengolah anggka dan kata, pengolang anggka yaitu Mikrosoft Excel dan kalau pengolah kata disebut Mikrosoft Word, sebenarnya masih banyak aplikasi lain tetapi aplikasi tadi adalah aplikasi terbaik di masa ini yang dibuat oleh perusahan mikrosoft Corpion.

Tetapi perkembangan zaman sangatlah cepat maka muncullah yang namanya internet sebagai sumber informasi baik bersifat positif atau negative. Karena internet adalah kumpulan jaringan-jaringan komputer yang saling berhubungan dan saling bertukar informasi. Seperti kita dapat mengirim surat secara elekronik, kita dapat membuat blog serata kita dapata membuat website. Oleh sebab itu kita harus terus belajar karena teknologi tidak bersifat stagnan atau berhenti terapi bersifat dinamis yang senantiasa bergerak dan berkembang seiring bekembangnya pola pemikiran dan kebutuhan manusia yang harus di permudah.

1.2. Rumusan Masalah

Bedasarkan latar belakang diatas dapat rumuskan masalah sebagai berikut:

Bangaimanakah Mikrosoft Excel itu?
Bagaimana proses penggunaan Vlookup?
Bagaimana proses penggunaan Pivot Table & Chart?
Apa yang dimaksud Office Visio?
Bagaiman proses pembuatan flowchar di Office visio?
Apakah yang dimaksud dengan internaet?
Apakah yang dimaksud Email?
Bagaiman proses mendaftar Email di Gmail?
Bagaimana membuat label di Gmail?
Apakah yang dimaksud dengan blog?
Bagaimana proses pembuatan Blog?

1.3. Tujuan

Bedasarkan Rumusan Maslah diatas dapat diketahui Tujuan makalah ini sebagai berikut:

1. Bagaimana cara memulai outlook ?

2. Bekerja dengan e-mail ?

3. Mengorganisasikan pesan e-mail ?

4. Outlook bekerja dengan kalender ?

5. Outlook mengelola meeting ?

6. Outlook bekerja dengan Task ?

7. Outlook bekerja dengan notes ?

1.4. Manfaat

Penulis berharap makalah ini dapat berguna bagi siapa saja yang membacanya baik sekedar membacanya saja maupun yang serius membacanya, Isya Allah. Tetapi Karena tulisan ini ilmiah yang harus bersifat logis dan juga sistematis maka manfaat lainnya adalah,

Secara teoritis, dari makalah ini di harapkan pembaca dapat mengetahui seluk-beluk tentang Mikrosoft Excel outlook,tentang Email.
Secara praktis, hasil makalah ini dapat sebagai bahan referensi untuk menyelesaikan tugas mau pun keperluan terkait tentang Mikrosoft Excel outlook,tentang Email. dengan Manfaat lainya, semoga dapat menjadi pengetahuan atau wawasan bagi pembaca.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.Memulai Microsoft Office Outlook 2003

Microsoft Outlook adalah manajer informasi pribadi dari Microsoft, yang tersedia baik sebagai aplikasi terpisah serta bagian dari Microsoft Office suite. Versi saat ini adalah Microsoft Outlook 2010 untuk Windows dan 2011 untuk Mac. Meskipun sering digunakan terutama sebagai aplikasi e-mail, juga termasuk kalender, task manager, pengelola kontak, mencatat, sebuah jurnal dan browsing web.

Hal ini dapat digunakan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri, atau bisa bekerja dengan Microsoft Exchange Server dan Microsoft SharePoint Server untuk beberapa pengguna dalam suatu organisasi, misalnya mailbox bersama dan kalender, folder Exchange publik, daftar SharePoint dan jadwal pertemuan. Ada pihak ketiga add-on aplikasi yang mengintegrasikan Outlook dengan perangkat seperti ponsel BlackBerry dan dengan perangkat lunak lain seperti Office & komunikasi Skype internet. Pengembang juga dapat membuat perangkat lunak kustom mereka yang bekerja dengan Outlook dan Office komponen menggunakan Microsoft Visual Studio. Di samping itu, Windows Mobile perangkat dapat menyinkronkan hampir semua data Outlook ke Outlook Mobile.

Banyak manfaat yang dapat anda peroleh jika anda mendownload email yang ada dimailbox ke program email client, seperti: Outlook Express, Ms Outlook, Netscape, Opera dan lain-lain, antara lain:

1) Anda dapat membaca email secara offline.

2) Anda memiliki backup email di PC.

3) Proses pengambilan dan pengiriman email yang lebih cepat.

Untuk bersaing dengan rival berat yaitu Yahoo Mail dan Gmail akhirnya Microsoft melakukan perubahan besar pada layanan Emailnya . Outlook.com sebagai pengganti layanan Hotmail diharapkan bisa mengambil hati pengguna email yang saat ini memang didominasi oleh Yahoo Mail dan Gmail.

Informasi dari Reuters(31/07) Hotmail masih penguasa pasar dengan menguasai 36 persen pasar layanan email dunia. Namun dengan GMail dengan cepat mengejar penguasaan karena menguasai 31 persen. Pemain lain Yahoo statis dengan 34 persen.Tentunya ada beberapa kelebihan yang di tawarkan Microsoft terkait layanan Outlook ini.

Berikut beberapa kelebihan Email Outlook tersebut :

Tampilan baru lebih elegan dan simpel
Dapat terhubung dengan social
Kita dapat melihat dan mengedit dokumen Office yang telah terintegrasi dengan layanan media penyimpanan awan SkyDrive.
Kapasitas SkyDrive 7 GB.
Kita bisa membuat folder terserdiri untuk memisahkan pesan email yang masuk sesuai kategori yang kita inginkan.
Pembersih spam yang handal

Dengan berbagai kelebihan itu Microsoft berharap mempertahankan pangsa pasarnya, bahkan meningkatkan-nya. Seperti diketahui sebelumnya Outlook adalah sebuah nama yang familiar karena telah menjadi platform offline email milik Microsoft.

Jalankan Outlook.
Pada menu Tools, klik untuk memilih E-mail Accounts.
Pada kotak dialog E-mail Accounts, klik untuk memilih opsi Add a new E-mail Account, dan kemudian klik Next.
Pada kotak dialog Server Type, klik POP3, dan kemudian klik Next
Pada kotak dialog E-mail Accounts, masukkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan petunjuk berikut:

a. Informasi Pengguna

§ Nama Anda: Harus menggunakan nama lengkap Anda.

§ Alamat email: ISP menyediakan informasi ini. Alamat email biasanya menggunakan bentuk kombinasi nama depan, nama belakang dan nama ISP, dipisahkan oleh tanda (@) dan tanda titik. Sebagai contoh, Vera Susanti menggunakan ISP yang bernama Adatum.net.id. ISP mungkin memberikan alamat email VeraS@adatum.net.id.

b. Informasi Log Masuk

§ Nama pengguna: Ini biasanya merupakan bagian alamat email yang terletak di sebelah kiri tanda (@).

§ Kata sandi: Masukkan kata sandi yang disediakan oleh ISP.

§ Anda mungkin ingin memilih kotak centang agar Outlook mengingat kata sandi untuk akun email Anda.

c. Informasi server

§ Server email masuk (POP3): Ini adalah nama dari server POP3 yang menyimpan email Anda sebelum diunduh ke komputer.

§ Server email ke luar (SMTP): Ini adalah nama server email ke luar. Masukkan nama server dalam huruf kecil untuk server email masuk dan server email ke luar. Nama server mungkin berbentuk seperti mail.adatum.net.id, atau bisa juga berbentuk alamat IP seperti 168.192.10.1.

Klik Test Account Settings. Ini adalah kemampuan baru di Outlook. Fitur ini akan menampilkan kotak dialog yang akan melakukan pengujian terhadap konfigurasi yang sudah Anda masukkan, langkah demi langkah. Berikut ini yang akan terjadi ketika Anda mengklik Test Account Settings:

o Konektivitas sistem ke Internet dikonfirmasi.

o Anda log masuk ke server SMTP.

o Anda log masuk ke server POP3.

o Ditentukan apakah server POP3 harus log masuk terlebih dahulu. Jika dibutuhkan, secara otomatis Outlook mengatur Log on to incoming mail server before sending mail.

o Pesan pengujian dikirim. Pesan ini menjelaskan setiap perubahan yang dilakukan oleh Outlook sejak pengaturan awal.

Klik More Settings. Ini akan membawa Anda ke kotak dialog Internet E-mail Settings, di mana Anda dapat lebih lanjut melakukan modifikasi terhadap akun email Internet.

Kotak dialog Pengaturan Email Internet

Informasi yang Anda masukkan di bagian "Bagaimana cara mengkonfigurasi informasi layanan email Internet" ditambahkan ke berbagai tab di kotak dialog Internet E-mail Settings. Ini adalah di mana Anda membuat modifikasi dan perubahan pada akun email Internet Anda.

Tab umum

Tab General adalah lokasi yang Anda gunakan untuk mengubah nama akun email Anda.

Mail Account: ketik nama akun ini.
Organization: Nama perusahaan Anda; masukan ini tidak dibutuhkan.
Reply E-mail: Ini opsional dan hanya digunakan jika Anda ingin penerima membalas email yang Anda kirim ke alamat email lain.

Tab server ke luar

Tab Outgoing Server adalah tab baru untuk Outlook. Tombol Test Account Settings menetapkan semua bidang yang diperlukan pada tab ini.
Catatan Tombol ini tidak tersedia pada tab ini di Outlook 2007. Fitur ini tersedia di kotak dialog Account Settings. Untuk menemukan fitur ini, klik akun, dan kemudian klik Change.

Kotak centang My outgoing server (SMTP) requires authentication: Klik untuk memilih kotak centang ini untuk mengaktifkan pengaturan, dan untuk memilih jenis otentikasi log masuk yang dibutuhkan pada server.
Kotak centang Log on using Secure Password Authentication (SPA). Klik untuk memilih kotak centang ini hanya jika ISP Anda meminta Anda untuk menggunakannya. Sangat sedikit ISP yang menggunakan pengaturan ini.
Kotak centang Log on to incoming mail server before sending mail. Banyak ISP yang memerlukan bahwa Anda harus menerima email terlebih dahulu. Ini menyiratkan bahwa Anda adalah pengguna yang terotentikasi, dan tidak menggunakan ISP untuk mengirim email komersial yang tidak diinginkan (SPAM).

Tab sambungan

1. BagianSambungan
Tab Connection berisi informasi tentang cara menyambung ke server email Anda. Ada tiga cara untuk menyambung ke server email ISP Anda. Pilih salah satu jenis sambungan yang sesuai yang tercantum dalam bagian ini.

a. Connect using my local area network (LAN): Sambungan ini memungkinkan Anda untuk log masuk ke server email Anda melalui jaringan yang ada. Konfigurasi jaringan Anda harus mendukung akses ke Internet. Silahkan hubungi administrator jaringan Anda untuk informasi lebih lanjut.

b. Connect using my phone line: Layanan email Internet akan menggunakan koneksi jaringan Dialup untuk bisa log masuk ke ISP Anda, mencoba untuk menyambung ke server email ISP Anda. Apabila bagian ini tidak tersedia (berwarna abu-abu), ini dapat menunjukkan bahwa fitur Microsoft Windows Dialup Networking tidak terpasang pada komputer Anda. Silahkan merujuk ke bagian "Apa yang harus dilakukan jika jaringan dialup tidak terpasang" dari artikel ini untuk informasi lebih lanjut.

c. Connect Using Internet Explorer's or a 3rd Party Dialer: Jika Anda mengklik untuk memilih opsi ini, Outlook menggunakan standar metoda sambungan yang telah terkonfigurasi.

Bagian Modem

. Setelah Anda klik Connect using my phone line, Anda harus menentukan koneksi jaringan Dialup yang akan digunakan. Anda dapat memilih sambungan dari daftar, atau Anda bisa mengklik Add untuk membuat sambungan baru.

a. Untuk mengedit properti dari sebuah sambungan, gunakan kotak daftar jatuh-ke-bawah untuk memilih sambungan yang diinginkan, dan kemudian klik Properties. Ini akan membawa Anda ke halaman properti dari sambungan yang ada.

2.2. Cara mentransfer email Internet

Informasi berikut adalah empat cara untuk mengirim dan menerima email Internet.

Tekan F9 pada papan tombol: Jika Anda menekan F9, jenis sambungan Anda akan diverifikasi, dan kemudian mengunggah email dari kotak keluar Anda dan mengunduh email dari server. Jika Anda menggunakan sambungan LAN, pesan mengalir tanpa kotak dialog lain. Jika Anda terhubungke ISP menggunakan modem, koneksi jaringan Dialup dimulai dan menetapkan sambungan. Pesan mengunggah dari kotak keluar Anda dan mengunduh dari server.
Pada menu Tools, arahkan ke Send/Receive, dan kemudian klik Send/Receive All atau klik nama akun email: Anda dapat memilih hanya mengirim email saja. Pada menu Tools, arahkan ke Send/Receive, dan kemudian klik Send All. Pilihan ini tidak mengunduh email apa pun dari server. Jika Anda mengklik Send/Receive pada menu Tools dan Anda memiliki beberapa akun email, Anda bisa memiliki beberapa pilihan untuk menentukan akun email mana yang ingin digunakan.
Pada bilah alat standar, klik Send/Receive: Jika Anda mengklik tombol Send/Receive pada bilah alat standar, langkah ini sama seperti ketika Anda menekan F9 pada papan tombol.
Untuk Microsoft Outlook 2002, gunakan pilihan menu Work With Headers. Untuk memilih bekerja dengan kop email daripada email lengkap, gunakan perintah yang terdaftar di bawah Work With Headers yang merupakan sub menu dari Send/Receive pada menu Tools. Untuk Microsoft Office Outlook 2007 dan Outlook 2003, gunakan perintah yang berhubungan dengan kop. Dengan Remote Mail, Anda bisa memindai kop, dan kemudian menandai email mana yang ingin diterima, disalin, atau dihapus. Sementara menggunakan Remote Mail, Anda dapat menulis email dan mengirimkannya ke kotak keluar Anda setiap saat, lalu mengirim dan menerima email saat Anda tersambung ke server email. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menyimpan email di server.

2.3. Cara Menggunakan Email dengan Microsoft Office Outlook

Alamat email yang sudah terdaftar dan software Microsoft Outlook itu sendiri.

Microsoft Office Outlook yang kita gunakan adalah microsoft office dan alamat email yang kita gunakan adalah alamat email dengan nama domain kita sendiri.

Jadi alangkah baiknya, kalau kita terlebih dahulu membaca tentang artikel Cara Membuat Email Account dengan Nama Domain Sendiri.

Untuk memastikan domain kita dapat diintegrasikan dengan microsoft outlook, kita dapat mengeceknya dengan cara login ke cpanel -> email account -> Access Webmail -> Configure Mail Client.

2.4. MembacaEmail

UntukmembacaemailpastikanOutlookberadapadafolder“Inbox”,cukupdobelklikpadapesan yangingindibaca.Pesanakanterbukapadajendelabaru.

Untukmengetahuiadanyapesanbaru,padawindowstoolbar(sudutkiri monitor)akandiberitanda amplopyangdiiringidengansuara“ding”sebagaibunyidefaultuntukemailyangtibapadaOutlook.

2.4 Mengorganisir pesan e-mail

Setelah anda mendapatkan pengetahuan dasar mengenai bagaimana untuk bekerja dengan email, maka sekarag anda akan belajar untuk mengorganisisr pesan email agar anda dapat bekerja dengan lebih efisien

a) Mengatur Tampilan Pesan E-Mail

Seiring bertambahnya pesan pada inbox anda, muncul tantangan mengenai bagaimana untuk mempriotaskan pesan e-mail yang ada. Anda dapat menggunakan Outlook untuk mengatur bagaimana anda menampilkan, mengelompokkan, dan mengurutkan pesan. Anda kemudian dengan cepat menentukan pesan mana yang paling penting, pesan mana yang dapat dihapus, dan menemukan pesan-pesan yang membutuhkan respon dengan segera. Untuk bereksperimen dengan berbagai pilihan tampilan, pada menu View, pilih Arrange By, lalu pilih Current View, dan kemudian klik pilihan tampilan yang anda inginkan.

Untuk mengatur tampilan pesan e-mail, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada folder Inbox, perhatikan tanda panah kebawah pada column heading Received

2. Klik Column heading from

3. Klik column heading from lagi

4. Klik column heading Size

5. Pada menu bar pilih View -> Arrange By -> Subject

6. Pada menu bar pilih View -> Arrange By -> Show in Groups untuk mematikan fitur pengelompokan

7. Pada menu bar pilih View -> Arrange By -> Current View -> Unread Messages in This Folder

8. Pada menu bar pilih View -> Arrange By -> Current View -> Messages

9. Pada menu bar pilih View -> Arrange By -> Current View -> Customize Current View

10. Klik tombol Fields

11. Anda dapat menentukan field mana saja yang ingin ditampilkan dengan cara memilih dari daftar field ynag tersedia disebelah kiri dan memindahkannya ke daftar field disebelah kanan

12. Klik tombol OK

13. Klik tombol OK

b) Mencari dan Mengkategorikan Pesan E-Mail

Untuk membuat pencarian pesan lebih muda, anda dapat membuat kategori dan menentukan kategori untuk setiap pesan. Dengan categories, anda mengelompokkan pesan berdasarkan karakteristik umum. Outlook sudah menyediakan sekumpulan categories yang dapat anda gunakan, tapi anda juga dapat membuat categories anda sendiri. Untuk mencari pesan E-Mail, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada toolbar, klik tombol Find

2. Pada textbox Look for pada Find pane, ketikkan kata yang ingin anda cari, lalu klik tombol Find Now

3. Untuk menentukan kategori dari sebuah pesan, klik kanan pada pesan dan klik Categories pada menu shortcut

4. Pada daftar Available Categories, pilih kategori untuk pesan anda

5. Pada Categories dialog box klik Ok

6. Untuk menampikan kembali semua pesan klik tombol Clear pada Find pada drop down list

7. Pada window Advanced find, klik pada tab more cholces dan kemudian klik tombol Categories

8. Pada daftar categori, pilih kategori yang ingin anda cari kemudian pilih OK

9. Klik tombol Find Now

c) Menggunakan Search Folder

Search folder adalah virtual folder. Tiap pesan pada mailbox anda disimpan hanya papda satu folder Outlook tapi pesan-pesan tersebut dapat muncul pada banyak Search Folder. Mengubah atau menghapus sebuah pesan pada search forder mengubah atau menghapus pesan pada folder Outlook dimana pesan tersebut disimpan

Untuk menggunakan Search Folder, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik tanda plus disebelah Search Folder

2. Klik folder For Follow Up

3. Klik folder Large Mail

4. Klik folder Unread Mail

5. Untuk membuat search folder baru, klik kanan pada folder Search Folder

6. Pada daftar Select a search Folder, dibawah Mail from People and Lists, klik Mail from and to specific people

7. Klik tombol Choose

8. Pada daftar Show Names from the, klik Contacts. Lalu pada daftar Name, double klik nama yang anda inginkan, dan kemudian klik Ok

9. Pada drop down list Search mail in, pilih folder dimana pencairan dilakukan, kemudian klik Ok

10. Jika diperlukan, klik tanda plus disebelah kanan folder search folder dan kemudian klik search folder baru yang anda buat

11. Untuk mengubah nama dari search folder, klik kanan search folder tersebut dan kemudian klik Rename dari menu Shortcut

12. Ketikkan nama baru untuk search folder tersebut

d) Mengatur Pesan E-Mail Kedalam Folder

Membuat folder untuk mengatur pesan-pesan anda dapat membantu menghindari akumulasi dari pesan-pesan pada inbox anda. Untuk mengatur pesan email kedalam folder, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu bar pilih Tools -> Organize

2. Pada bagian atas dari Ways to Organize pane, klik tombol New folder

3. Pada textbox Name, ketikkan nama dari folder baru anda

4. Pada daftar select where to place the folder, pilih folder dimana anda ingin menampilkan folder baru anda dan kemudian klik Ok

5. Untuk memindahkan pesan ke suatu folder, pilih beberapa pesan yang ingin dipindahkan, lalu pada Ways to Organize pane pada combobox Move Message selected below to, pilih folder kemana pesan yang dipilih akan dipindahkan, kemudian klik tombol Move

2.5 Bekerja dengan kalender

Mengelola waktu secara efektif adalah tantangan untuk kebanyakan orang sekarang ini. Calendar dari Microsoft Office Outlook membuat segalanya mudah untuk mengelola jadwal, baik janji maupun acara, dan juga untuk menampilkan dan mencetak jadwal untuk sehari, seminggu, ataupun sebulan.

a) Mengatur Tampilan Kalender

Untuk membantu memantau jadwal, dapat menampilkan kalender dengan berbagi cara, antara lain:

· Day View (Tampilan hari)

· Work Week View (Tampilan minggu kerja)

· Week View (Tampilan minggu)

· Month View (Tampilan bulan)

Secara de fault, kalender ditampilkan dalam month view. Untuk mengubah tampilan kalender, klik tombol toolbar sesuai tampilan yang diinginkan.

Date Navigator berfungsi sebagai kalender bulanan yang memudahkan untuk menampilkan jadwal. Untuk menampilkan jadwal menurut tanggal tertentu, cukup mengklik tanggal tersebut pada Date Navigator. Outlook 2003 menawarkan kalender yang mencakup Date Navigator, Indikator day/time, dan kemampuan untuk menampilkan banyak kalender sekaligus. Untuk memilih View, pada menu bar klik view -> Arrange by -> Current View dan kemudian Klik View yang anda inginkan.

b) Menjadwalkan Appointment dan Event

Menambahkan komitmen waktu kedalam kalender dapat membantu mengelola jadwal sehari-hari, dapat pula menggunakan Outlook Calender untuk menjadwalkan appointment (janji) yang biasanya memakan waktu tidak sampai satu hari atau event yang biasanya memakan waktu satu hari penuh. Untuk menjadwalkan appointment dan event, ikuti langkah-langkah berikut:

· Pada Navigation Pane, Klik Calendar

· Double klik pada petak waktu (time slot) dimana anda ingin menjadwalkan appointment atau event

· Pada textbox Subject, ketikkan topik appointment atau event

· Isi semua informasi yang berkaitan dengan appointment atau event yang di jadwalkan

· Secara devalut, jika mendouble klik time slot pada kalender. From appointment akan muncul dimana anda bisa mendefinisikan appointment. Untuk mengubah appointment menjadi event, klik checkbox All day event dan appointment akan berubah menjadi event

· Jika diperlukan, anda dapat memberi reminder pada appointment atau event yang anda buat, anda hanya perlu mengklik checkbox Reminder dan kemudian tentukan waktu kapan anda ingin diingatkan

· Anda bisa menentukan appointment maupun event yang anda buat dapat berulang dengan mengklik tombol Recrurrence pada toolbar

· Pada area Recurrence pattern anda dapat menentukan pola perulangan yang anda inginkan. Untuk appointment atau event yang anda buat

· Klik tombol Ok

· Klik tombol Save dan Close

c) Bekerja Dengan Banyak Kalender

Dengan Outlook 2003, anda dapat menampilkan beberapa kalender sekaligus pada suatu waktu, dan memindahkan atau mengcopy appointment maupun event antar kalender-kalender tersebut. Ketika anda menampilkan dan men-scroll beberapa kalender, semuanya menampilkan tanggal atau periode waktu yang sama.

Untuk bekerja dengan banyak kalender, ikuti langkah-langkah berikut:

· Pada menu bar pilih File -> New -> Folder

· Pada textbox Name, ketikkan nama dari kalender baru

· Pada combobox Folder contains, pilih Calendar Items

· Pada kotak Select where to place the folder, pilih folder dimana kalender baru anda ingin ditempatkan

· Klik OK

· Ulangi langkah 1 s/d 5 untuk membuat kalender sebanyak yang anda mau

· Pada Navigation Pane, klik Calendar

· Anda dapat memindahkan appointment atau event antar kalender dengan men-drag appointment atau event tersebut dari kalender yang satu ke kalender yang lain

d) Mencetak Kalender

Dengan mencetak Outlook Calender, anda dapat membawa jadwal tersebut kemanapun. Anda dapat mencetak kalender dalam berbagai format yang disebut print styles. Anda dapat memilih dari beberapa print style yang disediakan oleh outlook berikut ini,

· Daily Style

Mencetak kalender berdasarkan range tanggal tertentu, kalender mencetak satu hari perhalaman. Elemen yang dicetak meliputi tanggal, hari TaskPad dan referensi kalender bulanan bersama dengan area untuk catatan

· Weekly Style

Mencetak kalender berdasarkan range tanggal tertentu, kalender mencetak satu minggu perhalaman. Elemen yang dicetak meliputi referensi kalender untuk bulan itu dan bulan lainnya.

· Monthly Style

Mencetak kalender berdasarkan range tanggal tertentu, kalender mencetak satu hari perhalaman. Tiap halaman menampilkan rentang enam minggu yang meliputi satu bulan, dan juga referensi kalender untuk bulan itu dan bulan berikutnya

· Tri-fold Style

Mencetak kalender berdasarkan range tanggal tertentu, kalender mencetak satu hari perhalaman. Elemen yang dicetak meliputi jadwal harian, jadwal mingguan, dan TaskPad

· Calendar Details Style

Mencetak kalender berdasarkan range tanggal tertentu. Elemen yang dicetak meliputi appointment beserta detailnya

Untuk mencetak kalender, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Dengan Calendar anda tampil pada Outlook, pada toolbar klik tombol Print

2. Pilih kalender yang ingin dicetak pada comboox Print this calendar

3. Pilih format pencetakan pada daftar Print style

4. Tentukan range tanggal yang ingin dicetak pada area Print range

5. Klik OK

2.6 Mengelola Meeting

Microsoft Office Outlook 2003 dapat membantu menangani tugas berat dalam mengatur meeting. Anda dapat mengatur meeting yang diadakan pada tempat/lokasi tertentu maupun meeting yang diadakan secara online. Anda dapat melihat kalender dari peserta untuk mengecek ketersediaan mereka. Anda juga dapat mengirim undangan meeting dan memantau respon peserta. Dan seiring dengan berubahnya jadwal, anda dapat mengubah atau membatalkan meeting yang sudah dijadwalkan. Jika anda ingin orang lain tahu mengenai jadwal anda, anda dapat menerbitkan Outlook Calendar ke Internet dan membuatnya tersedia bagi kolega, teman, dan keluarga yang membutuhkan informasi tersebut. Jika anda tidak ingin membagi semua detail dari kalender, anda bisa menerbitkan hanya informasi mengenai kapan anda sibuk dan tidak sibuk.

a) Menjadwalkan Meeting

Dengan outlook, anda dapat menjadwalkan meeting, mengundang peserta, dan memesan resource seperti ruang konferensi ataupun peralatan, untuk memilih sebuah tanggal dan waktu untuk meeting, anda dapat mengecek ketersediaan dari peserta dan resource dengan melihat informasi free/busy mereka. Anda juga dapat membiarkan outlook memilih waktu meeting untuk anda. Anda dapat menentukan apakah kehadiran pada setiap para peserta diperlukan atau tidak. Outlook menggunakan informasi ini ketika mencari waktu meeting dengan memprioritaskan waktu yang dapat dihindari oleh semua peserta required dan kebanyakan peserta optional.

Untuk menjadwalkan meeting, ikuti langkah-langkah berikut:

· Pada menu bar pilih Actions -> Plan a Meeting

· Klik tombol Add Others, dan pada drop down list, klik Add from Address Book. Select Attendees and Resources dialog box muncul dengan nama anda pada textbox Required

· Klik combobot Show Names From the. Dan kemudian klik Contacts

· Pada daftar, pilih contacs yang ingin anda jadikan peserta meeting

· Jika contact yang anda pilih harus hadir pada meeting, klik tombol Required

· Jika contact yang anda pilih tidak harus hadir pada meeting, klik tombol Optional

· Jika contact yang anda pilih bertanggung jawab atas resource yang ingin anda pesan, klik tombol Resource

· Klik OK

· Tentukan Meeting start time dan meeting end time

· Klik tombol Make Meeting

· Isikan semua informasi yang berhubungan dengan meeting tersebut

· Klik tombol send untuk mengirim meeting request kepada peserta

· Pada plan a meeting dialog box, klik tombol Close

b) Merespon Permintaan Meeting

Sama seperti anda bisa mengirim meeting request, orang lain juga dapat mengirim meeting request kepada anda. Ketika anda menerima meeting request anda dapat merespon dengan salah satu dari empat cara berikut:

· Anda dapat menerima request dan memberitahukan pengirim bahwa anda akan hadir. Meeting yang anda terima secara otomatis dimasukkan pada kalender anda

· Anda dapat secara sementara menerima request yang menunjukkan bahwa anda mungkin dapat menghadiri meeting. Meeting yang anda terima secara sementara juga dimasukkan ke kalender anda, tapi informasi free/busy akan menunjukkan bahwa anda dijadwalkan secara sementara untuk waktu tersebut

· Anda dapat mengusulkan waktu meeting yang baru, dimana permintaan tersebut ditujukan kepada meeting organizer untuk dikonfirmasi. Kalender anda menampilkan waktu meeting baru yang diusulkan sebagai dijadwalkan secara sementara

· Anda dapat menolak meeting, dimana request tersebut dihapus dan tidak dimasukkan kekalender anda. Ketika anda menolak meeting. Ada dapat memilih supaya Outlook memberitahukan kepada orang yang mengirim request tersebut

Untuk merespon permintaan meeting, ikuti langkah-langkah berikut:

· Buka meeting request yang ingin anda respon

· Untuk menampilkan meeting pada kalender anda sebelum anda merespon, klik tombol Calendar pada toolbar

· Pada window kalender, klik tombol Close

· Pada meeting from, klik tombol Accept pada toolbar untuk menerima meeting request

· Pada meeting form, klik tombol Tentative pada toolbar untuk menerima meeting request secara sementara

· Pada meeting from, klik tombol Decline pada toolbar untuk menolak meeting request

· Ketika menerima atau menolak meeting, anda dapat memilih untuk mengirim respon standar, mengirim respon yang anda tulis sendiri, atau tidak mengirim respon

Untuk mengusulkan waktu meeting yang baru, ikuti langkah-langkah berikut:

· Pada Inbox, klik kanan pada meeting request dan kemudian klik Propose New Time pada menu shortcut

· Tentukan usulan waktu meeting yang baru

· Klik tombol Propose Time

c) Mengubah dan Membatalkan Jadwal Meeting

Jadwal seseorang dapat bergeser setiap saat, oleh karena itu Outlook membuat mudah bagi anda untuk mengubah atau membatlkan jadwal meeting. Selain itu anda juga dapat menambahkan atau atau mengeluarkan orang lain dari peserta. Untuk mengubah dan membatalkan jadwal meeting, ikuti lankah-langkah berikut:

· Buka meeting request yang sudah anda kirimkan kepeserta

· Ubah informasi meeting sesuai dengan keinginan anda

· Untuk menginformasikan perubahan yang terjadi kepada semua peserta, klik tombol Send Update pada toolbar

· Pada menu Actions, klik Cancel Meeting untuk membatalkan meeting

· Dengan option Send cancellation anda delete meeting terpilih, klik OK

· Pada toolbar klik tombol Send

2.7.Bekerja dengan Task

Task adalah sebuah tugas (pekerjaan yang harus dilakukan) yang ingin anda pantau hingga tugas itu selesai. Task dapat terjadi hanya sekali atau berulang kali (recurring task). Recurring task dapat berulang pada interval yang teratur atau berulang berdasarkan tanggal dimana anda menandai task tersebut telah selesai.

Untuk membuat task, langkah-langkahnya sebagai berikut:

Pada menu bar pilih file new task

2. Pada textbox Subject ketik nama task

3. Lengkapi informasi lain pada tab Task dan Details

Untuk membuat task berulang, klik tombol Recurrence pada toolbar

5. Pada area Recurrence Pattern, klik pola perulangan yang di inginkan (daily, weekly, monthly, yearly) untuk task tersebut, dan kemudian lakukan salah satunya:

· Membuat task berulang pada interval yang teratur

Pilih option untuk perulangan yang anda pilih. Jangan klik Regenerate new task, atau task anda tidak akan berulang pada interval yang teratur.

· Membuat task berulang berdasarkan tanggal selesainya

Klik Regenerate new task, ketik periode waktu pada textbox.

6. Jika diperlukan, anda bisa menentukan tanggal awal dan akhir dari untuk task pada area Range of Recurrence

7. Klik OK dan klik Save and Close

Menugaskan Task

Task request adalah permintaan yang dikirim melalui pesan e-mail yang meminta kepada penerima pesan untuk menyelesaikan sebuah task. Orang yang menerima task request menjadi pemilik sementara dari task tersebut.

Tindakan yang dapat dilakukan oleh penerima task request adalah:

· Menolak task request

Jika penerima menolak task request, task tersebut dikembalikan kepada anda. Anda masih harus meng-klaim kembali kepemilikan dari task tersebut dengan mengembalikannya ke daftar task anda.

· Menerima task request

Jika penerima menerima task request, penerima menjadi pemilik dari task tersebut.

· Menugaskan task request kepada orang lain

Jika penerima menugaskan task request kepada orang lain, penerima yang baru akan menjadi pemilik dari task tersebut.

Untuk menugaskan task kepada orang lain, maka langkah-langkahnya:

Pada menu bar pilih File new task request

2. Pada textbox To, isi alamat e-mail dari orang yang ingin anda tugasi task. Anda dapat mengisikan alamat e-mail secara manual dengan mengetikkannyapada textbox atau klik To dan cari alamat e-mail melalui address book anda.

3. Isi semua informasi yang berkaitan dengan task yang ingin anda tugaskan.

4. Untuk membuat task berulang, klik Recurrence pada toolbar.

5. Tentukan pola perulangan yang anda inginkan dan klik OK

6. Klik Send untuk mengirim

Jika penerima menolak task anda maka anda dapat menugaskan kepada orang lain dengan cara:

1. Pada daftar task, buka task yang ditolak

2. Klik Assign Task

3. Pada textbox To isi alamat e-mail dari penerima task yang baru

4. Klik Send untuk mengirim task tersebut

Jika anda ingin menugaskan task yang orang lain tugaskan kepada anda, langkah-langkahnya:

1. Pada daftar task anda, buka task yang anda terima

2. Klik Assign Task

3. Pada textbox To isi alamat e-mail dari penerima task yang baru

4. Klik Send untuk mengirim task tersebut

2.8. Bekerja dengan Notes

Notes sama seperti kertas catatan tempel (sticky notes). Notes digunakan untuk menulis pertanyaan, ide, pengingat,dan hal lain yang dapat anda tulis pada selembar kertas. Notes juga dapat dibiarkan terbuka pada layar monitor dan biasanya berguna untuk menyimpan informasi yang nanti mungkin anda butuhkan.

Langkah-langkah membuat Notes:

Pada menu bar pilih File New Notes

2. Ketik teks yang diinginkan

3. Untuk menutup Notes ketik tanda silang di bagian kanan atas dari note.

Mengubah Tampilan Notes

Untuk mengubah warna default, font, dan ukuran dari note, langkah-langkahnya sebagai berikut:

Pada menu bar pilih Tools Options

2. Pada tab Preferences pada area Notes, klik Note Options

3. Atur warna, ukuran, dan font sesuai keinginan dan klik OK

Untuk mengubah warna note yang aktif, langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pada bagian kiri atas dari window note, klik icon note

2. Arahkan ke Color, dan pilih warna yang diinginkan

Untuk menyembunyikan tanggal dan waktu pada tampilan note, langkah-langkahnya sebagai berikut:

Pada menu bar pilih Tools Options

2. Pada tab Other pada area general, klik Advanced Options

3. Pada area Appearance Options, klik checkbox When viewing notes, show time and date.

BAB III

PENUTUPAN

3.1 . Kesimpulan

Di era globalisasi ini sangat di perlukan khususnya bagi pelajar untuk menguasai ilmu computer seperti Ms. Office (Word, Exeel dan Power Point, maupun outlook).Para siswa minimal harus tahu cara mengoprasikan computer terutama Ms. Office termasuk didalam bab outlook ini .Ms.Office sebagai salah satu ilmu computer yang paling banyak dioprasikan diseluruh dunia.

3.2. Saran

perkembangan dunia di eraglobalisasi ini memang banyak menuntut perubahan ke system pendidikan nasional yang lebih baik serta mampu bersaing secara sehat dalam segala bidang. Salah satunya adalah ilmu computer yang harus dilakukan bangsa Indonesia agar tidak semakin ketinggalan dengan Negara-negara lain adalah dengan meningkatkan kualitas pendidikannya terlebih dahulu.

Untuk mewujudkan impian tersebut maka penulis merasa tugas pembuatan makalah mengenai Ms. Word ini sangatlah penting bukan hanya bagi penulis tapi juga bagi pembacanya. Semoga dengan adanya makalah ini kita semua lebih mengeti lagi mengenai apa itu computer dan Ms. Word.

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office

http://nurhidayatdayat34.blogspot.com/2013/01/makalah-microsoft-wordmicrosoft_4.html

www.2.ukdw.ac.id/kuliah/s1/514012/materi/pp/pdf.

http://ahmadbarkah1.blogspot.com/2013/01/macam-macam-microsoft-office.html

Solihat Fitriyanty,Sejarah perkembangan microsoft office,Bandung:2012.

http://satriapiningitjawa.blogspot.com/2012/12/makalah-sejarah-perkembangan-microsoft.html

ekonomi

Rabu, 24 Juni 2015

makalah outlook

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I

PEMBUKAAN

1.1 Latar Belakang

1.2. Rumusan Masalah

1.3. Tujuan

1.4. Manfaat

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.Memulai Microsoft Office Outlook 2003

Tab umum

Tab server ke luar

Tab sambungan

2.2. Cara mentransfer email Internet

2.3. Cara Menggunakan Email dengan Microsoft Office Outlook

2.4 Mengorganisir pesan e-mail

2.5 Bekerja dengan kalender

2.6 Mengelola Meeting

2.7.Bekerja dengan Task

2.8. Bekerja dengan Notes

BAB III

PENUTUPAN

3.1 . Kesimpulan

3.2. Saran

DAFTAR PUSTAKA

Tidak ada komentar:

Posting Komentar